Акт приймання — це не формальність, а межа відповідальності. До підпису претензії постачальника стосуються його; після підпису більшість із них стають вашими. Найдорожчі помилки трапляються не через поганий товар, а через те, що годину перевірки замінили довірою до накладної.
1. Комплектність — за специфікацією, а не за коробками
Звіряти треба з договірною специфікацією, а не з тим, що написано на упаковці. Типова ситуація: агрегат приїхав, а комплект для підключення, рама або перехідники — окремою позицією, яку в поставку не включили. З’ясується це на монтажі, коли бригада вже на об’єкті.
Окремо перевіряють те, що легко не помітити: кабельні вводи, кріплення, перехідні фланці, комплект ЗІП, ключі, пульти.
2. Документи, без яких обладнання неможливо поставити на баланс
- видаткова накладна й рахунок із збігом номенклатури до символу;
- паспорт виробу з реальним серійним номером — звірити з тим, що на шильдику;
- гарантійний талон із датою початку гарантії;
- сертифікат або декларація відповідності;
- інструкція з експлуатації державною мовою;
- для імпорту — документи про походження.
Розбіжність між серійним номером у паспорті й на самому виробі — найпоширеніша причина, через яку згодом відмовляють у гарантії. Це перевірка на тридцять секунд.
3. Зовнішній огляд до розвантаження
Оглядати треба до того, як машина поїхала. Після від’їзду довести, що вм’ятина транспортна, практично неможливо.
На що дивитись: цілісність упаковки й слідів кріплення, вм’ятини на корпусі, підтікання на піддоні під агрегатом, стан лакофарбового покриття, наявність і цілісність пломб. Будь-яке зауваження фіксується в акті одразу — фото з датою на телефон достатньо.
4. Пробний пуск — обов’язково, навіть якщо ніколи
Найгірший сценарій — прийняти обладнання без пуску, поставити на склад до монтажу, а через три місяці з’ясувати, що воно не працює. Формально строк претензії вже минув.
Мінімальний пуск: запуск, вихід на робочий режим, перевірка показань приладів, зупинка штатним способом. Для обладнання з автоматикою — перевірка хоча б одного автоматичного сценарію.
5. Що написати в акті, якщо є зауваження
Не «претензій не маємо», якщо вони є. Правильна формула — прийняти з переліком зауважень і строком їх усунення. Це залишає обладнання у вас, роботу не зупиняє, а відповідальність — на постачальнику.
Формулювання на кшталт «прийнято, за винятком п. 4 специфікації, відсутній комплект підключення, строк доукомплектування — 10 робочих днів» захищає краще, ніж відмова приймати поставку цілком.
Ми передаємо обладнання інакше. Пусконалагодження входить у поставку, акт підписуємо після реального запуску, а гарантія покриває і техніку, і монтаж — тому питання «хто винен» не виникає в принципі.
